Informationen zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) gemäß EU-KI-Verordnung (AI Act)
Stand: 27. September 2025
Sehr geehrte Damen und Herren,
sehr geehrte Kommunikationspartner,
Transparenz und der Schutz Ihrer Daten sind uns ein fundamentales Anliegen. Gemäß den Transparenzpflichten der Verordnung (EU) 2024/1689 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juni 2024 zur Festlegung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz und zur Änderung der Verordnungen (EG) Nr. 300/2008, (EU) Nr. 167/2013, (EU) Nr. 168/2013, (EU) 2018/858, (EU) 2018/1139 und (EU) 2019/2144 sowie der Richtlinien 2014/90/EU, (EU) 2016/797 und (EU) 2020/1828 (Verordnung über künstliche Intelligenz) informieren wir Sie nachfolgend detailliert über den Einsatz eines Systems der künstlichen Intelligenz (KI) in unserer E-Mail-Korrespondenz.
1. Zweck des KI-Einsatzes
Wir nutzen ein KI-System, um die Effizienz und Reaktionsgeschwindigkeit unserer E-Mail-Kommunikation zu verbessern. Das System wird für folgende Zwecke eingesetzt:
• Vorsortierung und Kategorisierung eingehender Anfragen.
• Automatisierte Beantwortung von wiederkehrenden Standardanfragen (z.B. Terminkoordinationen, Bereitstellung von Standardinformationen).
• Erstellung von Antwortentwürfen für komplexere Anfragen, die anschließend von einem menschlichen Bearbeiter geprüft und finalisiert werden.
2. Eingesetzte Technologie und Datenschutz (DSGVO)
Technologie: Wir setzen ein Sprachmodell auf Basis von Gemma 3 ein.
Datenschutz (Lokal gehostet): Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns höchste Priorität. Das von uns genutzte KI-System wird ausschließlich lokal (on-premise) auf unserer eigenen, gesicherten Server-Infrastruktur in Deutschland betrieben.
Dies bedeutet:
• Keine Datenübermittlung an Dritte: Der Inhalt Ihrer E-Mails sowie Ihre personenbezogenen Daten (wie Name, E-Mail-Adresse) werden nicht an externe Dienstanbieter (wie den Hersteller des KI-Modells oder Cloud-Anbieter) übermittelt.
• DSGVO-Konformität: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich durch uns als Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer effizienten und zeitnahen Kommunikationsgestaltung.
3. Grad der Automatisierung und menschliche Aufsicht
Sie werden hiermit darüber informiert, dass Sie bei der Kommunikation mit uns möglicherweise mit einem KI-System interagieren.
Obwohl das System darauf ausgelegt ist, bestimmte Anfragen automatisiert zu beantworten, unterliegt der Einsatz der KI einer ständigen menschlichen Kontrolle (Human Oversight). Bei komplexen oder sensiblen Sachverhalten erfolgt keine automatisierte Antwort, sondern stets eine Bearbeitung durch einen qualifizierten Mitarbeiter.
4. Ihre Rechte (Recht auf menschliche Intervention)
Ungeachtet des Grades der Automatisierung stehen Ihnen jederzeit folgende Rechte zu:
1. Recht auf menschliche Intervention: Sie haben jederzeit das Recht zu verlangen, dass Ihre Anfrage oder Ihr Anliegen von einem Menschen geprüft und bearbeitet wird, selbst wenn die initiale Antwort automatisiert erfolgte.
2. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der automatisierten E-Mail-Bearbeitung jederzeit widersprechen.
3. Auskunftsrechte: Ihnen stehen die vollen Betroffenenrechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu (Auskunft, Berichtigung, Löschung).
Um eines dieser Rechte geltend zu machen, genügt eine formlose E-Mail oder ein entsprechender Hinweis in Ihrer Antwort-E-Mail.
5. Kontakt
Bei Fragen zum Einsatz unserer KI-Systeme oder zum Datenschutz stehe ich Ihnen jederzeit unter den im Impressum angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung.
